Κορονοϊός: Πώς εφαρμόζεται και πώς αποδίδει η τηλεργασία

Πάμπολλες είναι οι εταιρίες των οποίων οι εργαζόμενοι δουλεύουν πλέον από το σπίτι, τηρώντας απαρέγκλιτα τα μέτρα ενάντια στην εξάπλωση του κορονοϊού. Επιτυγχάνεται όμως με την τηλεργασία το ίδιο αποτέλεσμα; Εξασφαλίζεται η κανονικότητα και η ανεμπόδιστη συνέχιση της λειτουργίας;

Οι Action Digital, μέλος του Ομίλου Action Global Communications, δίνει 7 συμβουλές που θα βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να πετύχουν μία ομαλή μετάβαση από το παραδοσιακό περιβάλλον εργασίας στη δουλειά εκτός γραφείου. Γιατί αυτήν την περίοδο ‘Μένουμε Σπίτι‘.

➡ Μπείτε στο Cloud

Μία από τις βασικές καινοτομίες της σύγχρονης τεχνολογίας είναι ότι η μεταφορά της ροής των εργασιών στο Cloud, η μετάβαση δηλαδή σ’ ένα ψηφιακό μοντέλο και η δυνατότητα εργασίας απ’ οπουδήποτε. Οι επιχειρήσεις που παραμένουν στα παραδοσιακά εργαλεία και δεν προσαρμόζονται με τις τελευταίες τεχνολογικές τάσεις θα μείνουν πίσω. Υπάρχει πληθώρα διαθέσιμων εργαλείων, όμως και μόνο δύο από αυτά μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να ενσωματωθούν πλήρως στην ψηφιακή εποχή. Το Gsuite (διαθέσιμο από την Google) και το Office 365. Αυτά τα παντοδύναμα εργαλεία θα προσφέρουν την ελευθερία να δουλέψετε από οπουδήποτε βρίσκεστε και μέσω σχεδόν όλων των συσκευών.

➡ Επιβεβαιώστε πως οι εργαζόμενοι σας έχουν τον κατάλληλο εξοπλισμό

Το πρώτο και σημαντικότερο πράγμα είναι η επιβεβαίωση πως κάθε εργαζόμενος διαθέτει τα απαραίτητα εργαλεία που θα τους επιτρέψουν να δουλέψουν με επιτυχία από το σπίτι. Η πλειονότητα δεν θα έχει πρόβλημα, μιας και ένα απλό laptop αρκεί. Όμως θα πρέπει να υπάρχει τσεκάρισμα, αφού σε κάποια σπίτια υπάρχει διαθέσιμος μόνο ένας υπολογιστής. Παράλληλα, θα πρέπει να υπάρξει μέριμνα προκειμένου όλοι οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στις στις πλατφόρμες της εταιρίας.

➡ Το σωστό (online) εργαλείο για τη σωστή (online) δουλειά

Η τεχνολογία προσφέρει πάρα πολλά εργαλεία για εργασία από το σπίτι, αρκεί η αναζήτηση να είναι η σωστή. Αν η αναζήτηση αφορά μία πλατφόρμα για επικοινωνία μέσω μηνυμάτων, είναι διαθέσιμα το Slack ή το Flowdock. Αν τα μηνύματα δεν είναι αρκετά και είναι προτιμότερη η επικοινωνία πρόσωπο-με-πρόσωπο, τότε το Google Meet, το Zoom, το FaceTime, το GoToMeeting και το Microsoft Teams ενδείκνυνται. Το δυσκολότερο κομμάτι της εργασίας από το σπίτι είναι η σωστή οργάνωση και το αποτελεσματικό project management για ομάδες που έχουν περιορισμένη επαφή μεταξύ τους. Σε αυτό το κομμάτι βοηθήσουν οι πλατφόρμες για project management της Asana και της Trello, των οποίων οι βασικές υπηρεσίες είναι δωρεάν.

➡ Καθημερινή πρωινή επικοινωνία

Έρευνες έχουν αποδείξει ότι μία από τις μεγαλύτερες δυσκολίες της τηλεργασίας είναι το αίσθημα απομόνωσης. Όταν νιώθουν αποκομμένοι από την ομάδα, οι εργαζόμενοι τείνουν να γίνονται λιγότερο παραγωγικοί. Πως μπορεί μια εταιρεία να αντιμετωπίσει αυτό το φαινόμενο; Ένα πρωινό online meeting, ακόμα και μία δεκάλεπτη τηλεδιάσκεψη είναι αρκετή για να δείξει στους εργαζομένους ότι, ακόμα κι αν δε βρίσκονται στο ίδιο φυσικό μέρος, είναι ακόμα μέρος της ίδιας ομάδας. Εκτός από την τόνωση του ηθικού, μπορεί να αποτελέσει και μια υπενθύμιση ότι η δουλειά από το σπίτι σημαίνει δουλειά και όχι ευκαιρία για χαλάρωση.

➡ Ξεκάθαρες οδηγίες για διαλείμματα

Παρότι δεν υπάρχει, προφανώς, τρόπος παρακολούθησης, είναι απαραίτητη η δυνατότητα παροχής ελεύθερου χρόνου στους εργαζομένους για φαγητό ή οτιδήποτε άλλο προκειμένου να μπορούν να φεύγουν από την οθόνη του υπολογιστή. Τις υπόλοιπες ώρες που δεν έχουν καθοριστεί ως ώρες διαλείμματος, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι διαθέσιμοι και έτοιμοι για δράση. Για να είναι όλοι συντονισμένοι, οι περισσότερες online πλατφόρμες επικοινωνίας προσφέρουν “status updates”, ώστε ο κάθε χρήστης να ορίζει την κατάσταση στην οποία βρίσκεται, για παράδειγμα “μακριά από τον υπολογιστή” ή “σε διάλειμμα για φαγητό”.

➡ Οργανώστε έναν εικονικό καφέ

Η ενδυνάμωση της συντροφικότητας και του αισθήματος της ομαδικότητας είναι εξαιρετικά σημαντικές για να πολεμηθεί το αίσθημα απομόνωσης. Η οργάνωση ενός meeting μεταξύ εργαζομένων με μόνο στόχο τη μαζική απόλαυση ένα καφέ θα διευκολύνει. Η διατήρηση της καθημερινής εργασιακής ρουτίνας είναι ουσιώδης, μιας και υπενθυμίζει στους εργαζομένους πως παρά τις ασυνήθεις συνθήκες εργασίας, το σπίτι τους πλέον είναι το περιβάλλον της εργασίας τους.

➡ Κρατήστε επαφή με τους πελάτες σας

Η διατήρηση της καθημερινότητας είναι το κλειδί για να μεταφέρετε με επιτυχία τη λειτουργία στο σπίτι. Μέσα σε αυτή τη ρουτίνα είναι και η επικοινωνία με τους πελάτες. Δε είναι απαραίτητο ν’ ακυρωθούν συναντήσεις, απλά μεταφέρονται online, καθώς η εταιρεία συνεχίζει να λειτουργεί κανονικά. Οι πελάτες αποζητούν ευελιξία και όχι εντυπωσιασμό.

ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΞΕΡΩ ΓΙΑ ΤΟΝ ΚΟΡΟΝΟΪΟ

ΠΩΣ ΜΕΤΑΔΙΔΕΤΑΙ: Χρήσιμος οδηγός για να προστατευθείτε από τον κορονοϊό ΕΞΕΤΑΣΕΙΣ: Πότε κάνω τεστ για κορονοϊό, πού και πόσο κοστίζει. ΠΟΣΟ ΔΙΑΡΚΕΙ Η ΕΠΩΑΣΗ: Πότε εμφανίζονται τα συμπτώματα του κορονοϊού. ΤΑ ΝΟΣΟΚΟΜΕΙΑ ΑΝΑΦΟΡΑΣ: Ποια θα υποδέχονται τα κρούσματα κορονοϊού στην Ελλάδα. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΑ ΣΥΜΠΤΩΜΑ: Πού τηλεφωνώ για τον κορονοϊό; Η ΕΠΙΔΗΜΙΑ ΣΤΟΝ ΠΛΑΝΗΤΗ: Δείτε LIVE χάρτη με την εξέλιξη του κορονοϊού.