Η απόφαση του υπουργείου Εργασίας για την ηλεκτρονική υποβολή εντύπων αρμοδιότητας του ΣΕΠΕ και του ΟΑΕΔ

Τον επανακαθορισμό των όρων ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) και Οργανισμού Απασχόλησης Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) προβλέπει απόφαση του υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων Γιάννη Βρούτση, η οποία αναρτήθηκε στη «Διαύγεια».

Συγκεκριμένα, κάθε εργοδότης, συμπεριλαμβανομένων των αναφερομένων στο «Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης» του υπουργείου Εσωτερικών, ο οποίος απασχολεί εργαζόμενους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, υποχρεούται να υποβάλει ηλεκτρονικά, με την επιφύλαξη του αρθ. 14 της παρούσας, στο πληροφοριακό σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» του υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΕΦΚΑ) (ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ) στοιχεία των αναφερομένων στο άρθ. 2 εντύπων (Ε3, E4, E5, E6, E7, E8, E9, E10, Ε11, Ε12), σύμφωνα με την οριζόμενη διαδικασία στην παρούσα απόφαση. Υπόχρεοι προς υποβολή των εντύπων (Ε3.1, Ε3.2, Ε,3.3, Ε3.4 και Ε3.5) είναι κατά περίπτωση:

α) ο επιβλέπων φορέας στον οποίο τοποθετείται ο ωφελούμενος από πρόγραμμα κοινωφελούς χαρακτήρα για το έντυπο Ε3.1,

β) ο πάροχος κατάρτισης ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα κατάρτισης ή απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση για το έντυπο Ε3.2,

γ) ο εργοδότης ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση για το έντυπο Ε3.3 και

δ) ο νόμιμος εκπρόσωπος της επιχείρησης στην οποία τοποθετείται ο μαθητευόμενος ή πρακτικά ασκούμενος σπουδαστής/φοιτητής για τα έντυπα Ε3.4 και Ε3.5.

Υποβαλλόμενα έντυπα που αφορούν εργαζόμενους

Ε3: Ενιαίο έντυπο αναγγελίας πρόσληψης (Ε3 αναγγελία πρόσληψης και Ε4 συμπληρωματικός πίνακας προσωπικού νέας πρόσληψης).

Ε4: Πίνακας προσωπικού (ετήσιος/αρχικός/ετήσιος συμπληρωματικός/συμπληρωματικός ωραρίου/τροποποιητικός αποδοχών).

Ε5: Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού.

Ε6: Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (με ή χωρίς προειδοποίηση).

Ε7: Βεβαίωση-Δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου.

Ε8: Αναγγελία υπερεργασίας ή νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης.

Ε9: Σύμβαση εργασίας μερικής απασχόλησης ή/και εκ περιτροπής εργασίας.

Ε10: Επιχειρησιακή συλλογική σύμβαση εργασίας ή όμοια διαιτητική απόφαση.

Ε11: Γνωστοποίηση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας.

Ε12: Ημερήσιο δελτίο απασχολούμενου προσωπικού στην εκτέλεση οικοδομικής εργασίας ή τεχνικού έργου. Υποβαλλόμενα έντυπα που αφορούν ωφελούμενους/πρακτική άσκηση/μαθητεία

E3.1: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών απασχόλησης ωφελουμένου από προγράμματα κοινωφελούς χαρακτήρα.

Ε3.2: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών θεωρητικής κατάρτισης από πάροχο κατάρτισης ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα κατάρτισης ή προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση.

Ε3.3: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών πρακτικής άσκησης σε εργοδότη ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση.

E3.4: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών σύμβασης μαθητείας.

Ε3.5: Αναγγελία έναρξης/μεταβολών σύμβασης πρακτικής άσκησης σπουδαστών/φοιτητών. Τα ανωτέρω έντυπα επισυνάπτονται στην παρούσα και αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα αυτής.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις και κατόπιν αιτιολογημένης εισήγησης της ομάδας κεντρικής διαχείρισης του άρθ. 9 της παρούσας, ο Γενικός Γραμματέας Εργασίας ή/και ο διοικητής του ΟΑΕΔ μπορούν να εγκρίνουν, κατά περίπτωση, την άμεση προσαρμογή της ηλεκτρονικής φόρμας των εντύπων στις λειτουργικές απαιτήσεις των χρηστών του ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ». Διαδικασία υποβολής εντύπων

– Δυνατότητα πρόσβασης στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ» έχουν οι εργοδότες και οι λοιποί κατά περίπτωση υπόχρεοι που είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του Ενιαίου Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης (ΕΦΚΑ), χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που έχουν στο ΠΣ του ΕΦΚΑ.

– Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών, όπως αυτές ισχύουν και προσδιορίζονται κατά τις κείμενες διατάξεις, γνωστοποιούνται στον ΕΦΚΑ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.

– Ο εργοδότης και οι λοιποί κατά περίπτωση υπόχρεοι υποβάλλουν τα έντυπα, επισυνάπτοντας τα αναγκαία έγγραφα που αποδεικνύουν τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας (ενδεικτικά: άδεια διαμονής, βιβλιάριο εργασίας ανηλίκου), με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω διαδικτύου, στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που υπάρχουν σε αυτό.

– Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου στο σύστημα, εκτυπώνεται αντίγραφο αυτού στο οποίο αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής. Το αντίγραφο αποτελεί για τον εργοδότη και τον κατά περίπτωση υπόχρεο αποδεικτικό υποβολής το οποίο χρησιμοποιείται νομίμως.

– Κατά την υποβολή του εντύπου Ε3.2, επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μεταξύ του παρόχου κατάρτισης, του ωφελουμένου από το πρόγραμμα και του εργοδότη–επιχείρησης πρακτικής άσκησης.

– Κατά την υποβολή του εντύπου E3.4, επισυνάπτεται η σαρωμένη σύμβαση μαθητείας μεταξύ του μαθητευομένου, της/-ου σχολής/-είου μαθητείας (ΕΠΑΣ, ΟΑΕΔ, Μεταλυκειακό Έτος Μαθητείας – αρμοδιότητας ΥΠΕΠΘ, ΙΕΚ) και του νομίμου εκπροσώπου της επιχείρησης στην οποία πραγματοποιείται η μαθητεία. Κατά την υποβολή του εντύπου Ε3.5, επισυνάπτεται κατά περίπτωση η σαρωμένη σύμβαση πρακτικής άσκησης μεταξύ του σπουδαστή/φοιτητή, του εκπαιδευτικού ιδρύματος και του νομίμου εκπροσώπου της επιχείρησης στην οποία πραγματοποιείται η πρακτική άσκηση ή η εγκριτική απόφαση πρακτικής άσκησης.

– Ο πρόεδρος του ΚΤΕΛ ή ο εντεταλμένος από το ΔΣ αυτού υπάλληλος, όταν αφορά προσωπικό κίνησης στα λεωφορεία, που περιλαμβάνονται στο κύκλωμα εργασίας του ΚΤΕΛ και ο ιδιοκτήτης του τουριστικού λεωφορείου ή ο νόμιμος εκπρόσωπός του, όταν αφορά οδηγούς ή βοηθούς σε τουριστικά λεωφορεία, υποβάλλουν τον πίνακα αναπαύσεων ΚΤΕΛ και το βιβλιάριο εργασίας τουριστικών λεωφορείων αντίστοιχα με την καταχώριση των σχετικών στοιχείων στο έντυπο Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου).

– Για την ολοκλήρωση της υποβολής των εντύπων Ε3 και Ε4, αναγράφεται υποχρεωτικά (στο σχετικό πεδίο) ο αριθμός αδείας άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας για ειδικότητες συναφείς με: α) συντήρηση, επισκευή και λειτουργία ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων, β) χειρισμό μηχανημάτων τεχνικών έργων, γ) εκτέλεση, συντήρηση, επισκευή και επιτήρηση της λειτουργίας μηχανολογικών εγκαταστάσεων σε βιομηχανίες και άλλες μονάδες, δ) χειρισμό και την επιτήρηση ατμολεβήτων και ε) εκτέλεση τεχνικού έργου και παροχή τεχνικής υπηρεσίας για εργασίες ηλεκτροσυγκόλλησης και οξυγονοκόλλησης.

– Δεν απαιτείται η υποβολή συμπληρωματικού εντύπου Ε4, όταν ο εργοδότης αλλάζει νόμιμο εκπρόσωπο.

– Το έντυπο Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου) μπορεί να υποβάλλεται, μέσω κινητού τηλεφώνου, με αποστολή μηνύματος, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ». Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου, καθώς και για τη δήλωση τυχόν μεταβολής αυτού.

– Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε4 (συμπληρωματικός ωραρίου), μέσω κινητού τηλεφώνου, με αποστολή μηνύματος, αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του. Σε περίπτωση επιτυχούς ή ανεπιτυχούς υποβολής, αποστέλλεται στο χρήστη σχετικό μήνυμα. Σε περίπτωση μη αποστολής απαντητικού μηνύματος, το έντυπο δεν έχει υποβληθεί επιτυχώς.

– Κατά την υποβολή του εντύπου Ε4, ο χρήστης συμπληρώνει προαιρετικά, εφόσον είναι διαθέσιμο, το έντυπο έρευνας ανίχνευσης αναγκών των επιχειρήσεων σε ειδικότητες και δεξιότητες.

– Η υποβολή του εντύπου Ε5 ολοκληρώνεται, ως εξής: ο εργοδότης συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε5, την εκτυπώνει και, ακολούθως, αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ολοκληρώνει την υποβολή, επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε5 με τις προαναφερθείσες υπογραφές.

– Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε5 από τον εργαζόμενο, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.

– Σε περίπτωση εθελούσιας εξόδου εργαζομένων, υποβάλλεται το έντυπο Ε5 με ομαδικό τρόπο καταχώρησης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο.

– Η διαδικασία ολοκλήρωσης της υποβολής του εντύπου Ε6 υλοποιείται, ως εξής: Αρχικά, ο εργοδότης συμπληρώνει τη φόρμα του εντύπου Ε6, την εκτυπώνει και, ακολούθως, αφού τεθούν ιδιοχείρως οι υπογραφές εργοδότη και εργαζομένου, ο εργοδότης ολοκληρώνει την υποβολή, επισυνάπτοντας το αρχείο του σαρωμένου εντύπου Ε6 με τις προαναφερθείσες υπογραφές.

– Σε περίπτωση μη υπογραφής από τον εργαζόμενο του εντύπου Ε6, ο εργοδότης επισυνάπτει το αρχείο της σαρωμένης εξώδικης δήλωσης και της έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.

– Το έντυπο Ε8 μπορεί να υποβάλλεται, μέσω κινητού τηλεφώνου, με αποστολή μηνύματος, υπό την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει δηλώσει αριθμό κινητού τηλεφώνου ανά παράρτημα στο ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ». Ο εργοδότης ή τα εξουσιοδοτημένα από αυτόν πρόσωπα είναι αποκλειστικά υπεύθυνα για τη δήλωση του αριθμού κινητού τηλεφώνου, καθώς και για τη δήλωση τυχόν μεταβολής αυτού.

– Με την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε8, μέσω κινητού τηλεφώνου, με αποστολή μηνύματος, αποδίδεται και αποτυπώνεται αριθμός πρωτοκόλλου και ημερομηνία υποβολής και αποτελεί για τον εργοδότη αποδεικτικό υποβολής του. Σε περίπτωση επιτυχούς ή ανεπιτυχούς υποβολής, αποστέλλεται στο χρήστη σχετικό μήνυμα. Σε περίπτωση μη αποστολής απαντητικού μηνύματος, το έντυπο δεν έχει υποβληθεί επιτυχώς.

– Κατά την υποβολή του εντύπου Ε9, επισυνάπτονται τα σαρωμένα έγγραφα ατομικής σύμβασης μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, καθώς και οι σχετικές συμφωνίες ή αποφάσεις που αφορούν την εκ περιτροπής εργασία, αφού έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές.

– Κατά την υποβολή του εντύπου Ε10, επισυνάπτεται η σαρωμένη επιχειρησιακή συλλογική σύμβαση εργασίας ή όμοια διαιτητική Απόφαση, αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτής.

– Σε περίπτωση τυπικών σφαλμάτων ή/και ελλείψεων (ενδεικτικά: επισύναψη εσφαλμένου αρχείου, απουσία σελίδων, ξενόγλωσσο κείμενο, απουσία υπογραφών) η υποβολή του εντύπου Ε10 δεν γίνεται αποδεκτή και αποστέλλεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα.

– Στο έντυπο Ε11 καταχωρίζονται τον Ιανουάριο κάθε έτους τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό βιβλίο αδειών.

– Υπόχρεοι εργοδότες για την υποβολή του εντύπου Ε12 είναι αυτοί που καθορίζονται από τις οικείες διατάξεις του ΕΦΚΑ για την απογραφή οικοδομοτεχνικού έργου, την υποβολή της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ) και την καταβολή των εισφορών, κάτοχοι Αριθμού Μητρώου Οικοδομοτεχνικού Έργου (ΑΜΟΕ), δεν υποχρεούνται δε σε υποβολή πίνακα προσωπικού (έντυπο Ε4) για το απασχολούμενο προσωπικό που αναγγέλλουν με το έντυπο Ε12.

– Η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων, που περιλαμβάνονται στα πεδία των εντύπων και στα συνημμένα αρχεία, καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από εργοδότη, λοιπούς κατά περίπτωση υπόχρεους και εργαζόμενο, αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεου προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων.

– Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν μισθό ή ημερομίσθιο πλήρους απασχόλησης, υπολειπομένου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο.

– Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν αναλογία μισθού ή ημερομισθίου μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου από το νομοθετημένο κατώτατο μισθό ή ημερομίσθιο.

– Η υποβολή των εντύπων δεν ολοκληρώνεται, όταν δεν συνυποβάλλονται τα νομιμοποιητικά έγγραφα σχετικά με τη νόμιμη πρόσβαση στην αγορά εργασίας, όπου αυτά απαιτούνται.

– Διορθώσεις που αφορούν τα έντυπα του άρθ. 2 της παρούσας απόφασης (δηλαδή, τα υποβαλλόμενα έντυπα που αφορούν εργαζόμενους), δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.

– Στα έντυπα Ε3.1, Ε3.2, Ε3.3 Ε3.4 και Ε3.5, ορθή επανάληψη μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο σε συγκεκριμένα πεδία αυτών.

– Ειδικά, τα έντυπα Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9, Ε11 και Ε12, μπορούν να υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο.

– Τα προσωρινώς μη υποβληθέντα έντυπα διαγράφονται αυτόματα από το ΠΣ «ΕΡΓΑΝΗ», μετά την παρέλευση διμήνου από την υποβολή τους.